どうも、坂津です。
情報伝達の在り方が目まぐるしく変化している現代、自分の意図を相手に伝える手法は多岐に渡り、新旧入り混じった様々な方法が飛び交っています。
それはプライベートだけでなく、仕事上の業務連絡でも同様です。
むしろ、仕事の方が多種多様な情報伝達のメソッドに遭遇します。
例えばお客様からの発注ひとつ取っても様々です。
・手書きの発注書を郵送してくるお客様
・パソコンか何かで打ち出した発注書を郵送してくるお客様
・手書きの発注書をＦＡＸしてくるお客様
・パソコンか何かで打ち出した発注書をＦＡＸしてくるお客様
・電話の口頭で発注するお客様
・手書きの発注書をメールに添付してくるお客様
・パソコンか何かで打ち出した発注書をメールに添付してくるお客様
・メールの本文に発注内容をテキスト入力しているお客様
・定型の発注フォーマットをメールに添付してくださるお客様
・正規の発注フォームを利用してくださるお客様
・Skypeのチャットで発注してくるお客様
・Chatworkで発注してくるお客様
・LINEで発注してくるお客様
使用するツールによって、情報の伝達速度や精度は全く異なります。
まず郵送の場合は最短でも翌日にならないと相手に届きませんし、相手が受け取ったかどうかも確認できませんし、無事に相手に届いているかどうかすら分かりません。
そして手書き文字でのやりとりで頻発するのは、数字の「１」と「７」の区別とか「０」と「６」の見間違いとか。
達筆過ぎて読めない文字が送られてきたりすると悲惨な事故に繋がる恐れもあります。
それから電話での口頭のやり取りは履歴が残りませんから、後で『言った』『聞いて無い』という最低の責任キャッチボールが発生する可能性を孕んでいます。
どんなツールにも一長一短があり、これがオールマイティにベストという方法は存在しません。
伝達したい情報の性質によって上手く使い分けることが重要なのですが、しかしそれを器用に使いこなせる人はあまり居ません。
ただ、どんな場合にも共通して言えることは『情報の発信側よりも、受信側が答えを持っている』ということです。
例えば
・普段はメール、緊急の場合は電話して欲しい
・簡単な内容はテキスト、複雑な内容は図解を添付して欲しい
・サンキューレターは手書き、ビジネス挨拶文はパソコン打ちが望ましい
などなど。
こういうのって、受け手側の体制とかルールとか好き嫌いで正解が異なります。
いくら送り手側の価値観で効率や確度を考えても、それがベストとは限らないのです。
先日、少々規模の大きな会議をするにあたり、お弁当を人数分用意することになりました。
利用したお弁当屋さんはWEB注文は受け付けていないようですので、とりあえず電話しました。
私「すみませんお弁当を注文したいのですが」
弁「ありがとうございます。ご注文をどうぞ」
私「２０種類以上、計５２個あるんですよね」
弁「それはありがとうございます。どうぞ？」
私「注文の用紙をＦＡＸで送りたいのですが」
弁「いや、このまま電話でどうぞ？さぁさぁ」
私「え・・・今からこれを全部口頭でですか」
弁「大丈夫ですちゃんとメモしますからホラ」
私「えっと、じゃあまず唐揚げ弁当を４つで」
弁「唐揚げ弁当を４つですね。はい、次は？」
私「うち１つはご飯を大盛りにしてください」
弁「唐揚げ弁当３つと大盛り唐揚げ弁当が１」
私「チキン南蛮弁当とハンバーグ弁当が２つ」
弁「チキン南蛮とハンバーグが２つずつハイ」
私「牛すき焼き弁当が７つとのり弁が１０個」
弁「あー牛すき焼きはウチやってないんです」
・・・・・・
私「で、最後に牛焼肉弁当の大盛りが２つね」
弁「はい分かりました。いつ取りに来ます？」
私「え？配達は？てかご注文の繰り返しは？」
弁「そんな、こんな量の配達はできませんよ」
弁「それにこんな量の繰り返しも大変でしょ」
情報伝達は、受け手側が正解を持っている。
発信側がいくら気を揉んでも意味は無い。
そう自分に言い聞かせつつ、私は52人前の弁当を引き取りに行きました。
そして会議の昼休憩、注文していない高菜弁当を食べました。
本当はロースかつ丼を食べるはずだったのに、高菜弁当を食べました。
高菜弁当を、食べました。
