どうも、坂津です。
なんだか急に仕事が忙しくなって追い詰められています。
「今日中に」とか「明日までに」という付箋がベタベタと机に貼りつけてあります。
いつまで経っても今日は今日、明日は明日なので無期限なのと同じですね。
さておき、付箋に書かれた仕事を片付けたら剥がして捨てるのですが、新たに貼られていく量の方が多くて辟易としています。
もちろん付箋が自動的に増えるワケは無く、承った業務内容を自分で書いて貼るのですが、後から見返した時にどれから手を付けて良いのか分からなくなることがあります。
その多くは期限未記入の場合です。
記載された内容から推察して優先順位を決めなければいけません。
優先順位なんて書くときに決めとけよって感じですが、ついつい漏れてしまうこともあるんです。
そして優先度、緊急度、重要度がほとんど同じような案件が重なっているときが最も厄介な状況です。
そんなとき、どうするか？どう考えるか？
私の場合の思考パターンを晒してみましょう。
まず上画像のメモが手元にあります。
・最優先：営業会議用の資料作成18部
・重要：トイレ掃除！流せるシート補充
・緊急：自転車置場の屋根が破損してる
最初に「時間的余裕」「実行されなかったときのリスク」を考えます。
□営業会議用の資料作成18部
この資料は、もちろん営業会議で使います。
会議自体は明日ですので、最悪の場合は今夜中に作ったって構わないものです。
しかし、その会議に参加する営業マンとしては事前に資料を見ておき、自分の成績に対する言い訳を考える時間が欲しいというのが人情というものでしょう。
というわけで、この資料作成は午前中に終えて資料を営業マンに渡してやるべき案件ということになります。
次に実行されなかったとき、つまり会議資料を私が作成しなかったときのリスクです。
これは私と営業各位が怒られるだけですので、そこまで大切ではありません。
□トイレ掃除！流せるシート補充
非常に大切なことです。
誰がどのタイミングで使うか分からないのがトイレです。
朝から気持ち良く用を足してもらうためには掃除が行き届いていなければなりません。
また、粗相してしまったときのリカバリー用に流せるシートは必需品です。
絶対に切らしてはいけません。
資料作成よりも時間的優先度が高いようです。
また、掃除されなかったときのリスクは言わずもがなです。
トイレが汚いなんて、それだけで気持ちがげんなりしてしまいます。
会社の仲間たちのモチベーションを下げる要因は全力で排除すべきですね。
□自転車置場の屋根が破損してる
これは緊急度が不明です。
どのように破損しているかで状況が違うからです。
単に表面が剥がれている程度なのか。
放置すれば怪我人が出るような深刻なものなのか。
まず、その判断をするために状況を確認しに行くことが最も優先されるべきことのように思われます。
その確認が無ければリスクも測れませんから。
こんな感じで順番を付けました。
1.自転車置場の屋根の確認
⇒その状況によって優先順が変動
2.トイレ掃除と流せるシートの補充
3.会議資料作成
しかし状況は刻一刻と変化します。
この世は諸行無常なのです。
まず朝一番に自転車置場の屋根を視察した私は、破片で怪我をするなどの二次災害が起こらない程度であることを確認。
週末に雨が降る可能性があるので、その場で屋根の修繕に当たりました。
やりだすとついつい凝ってしまう悪い癖が発動し、想定よりも時間が掛かりました。
次はトイレ掃除です。
そろそろ他の社員たちが出勤してくる頃ですから急がねばなりません。
やりだすとついつい凝ってしまう悪い癖が発動し、想定よりも時間が掛かりました。
さて、想定よりも時間が掛かる×２によって資料の作成時間が減ってしまいました。
このままでは午前中に仕上げることは困難なようです。
もう午前中に仕上げるのは諦めて、営業マンには泣いてもらいましょう。
会議の場で初めて見る資料に対して上司から突っ込まれ、即興で上手い言い訳をすることも営業スキルを磨くための修行と心得てね。
さて、午前中の時間が中途半端に空いてしまいました。
仕方ありませんのでブログを書くことにしましょうかね。
