どうも、坂津です。
何か新しいことを始めるには、それなりの苦労が伴います。
もちろん個人的なコトなら自分の意思次第ですよね。
禁煙を始めるとか、ランニングを始めるとか、こーゆーのはまだ楽な方です。
大変なのは、複数の人間が集まって構成されたコミュニティにおいて、新しい仕組みやルールを導入したり、新しいことを始めるときです。
坂津「だから、今後を考えた時には絶対コレが必要なんだってば」
同僚「そりゃいずれは要ると思うけど、今はなぁ･･･」
上司「そもそもこの繁忙期にそんな余裕は無いだろ」
部下「年明けじゃダメなんですか？」
坂津「そーやって先延ばしにしてると結局いつまでも実現できないんだって」
同僚「だから来年からのスケジュールに入れようって言ってんじゃん」
上司「そもそも今ソレをやると残業は免れないぞ」
部下「ただでさえ近頃は毎日残業ですよ」
目の前に並ぶ『やんなきゃいけないこと』を、『緊急度』と『重要度』で分類する方法があります。
『時間管理マトリクス』という名前の有名なフレームワークですが、別に覚えなくても大丈夫です。
考え方とやり方だけちょっと見てください。
物事に対してそれが、緊急か緊急じゃないか、重要か重要じゃないかという２つの判断をするのです。
そうやって分類していくと、結果的に以下の４種類に振り分けることができます。
・緊急で重要
・緊急だけど重要じゃない
・緊急じゃ無いけど重要
・緊急でも重要でもない
図解するとこんな感じ。
例えば以下の項目が一度に目の前に迫っていたとして、これを図に当てはめてみましょう。
・クレーム対応
・仕事の流れの見直し
・データ入力作業
・パズドラ
こうなると思います。
もちろん『緊急度』と『重要度』を判断する時点から認識にズレがあったりすると、会話にすらなりません。
ですからまずこの図をホワイトボードに書き、懸案事項をひとつずつ一緒に分類していくところから始めるのです。
坂津「つまり、この件の重要度は高い、という認識はみんな共通ですよね？」
同僚「うん」
上司「そうだな」
部下「はい」
坂津「でも、緊急度は高くないと」
同僚「別に今じゃなくてもなぁ」
上司「時間に余裕はあるからな」
部下「急がなくても良いかと」
坂津「要するにこの件は、エリアＢに入ると」
同僚「間違いない」
上司「ああ」
部下「そうですね」
坂津「じゃあちょっと考えて欲しいんだけど、今エリアＡにある、もしくはエリアＣにある件、これってどこから発生してると思う？」
同僚「どこからって･･･」
上司「ふむ」
部下「分かりません」
坂津「例外も少しはあるけど、ほとんどこの、エリアＢから来てるだろ？」
同僚「･･･確かに」
上司「その通りだ」
部下「なるほど」
上の図で言えばエリアＡのクレーム対応は、一刻を争うほど緊急で重要です。
当然ながら何を差し置いても遂行せねばなりません。
そしてエリアＣのデータ入力作業も、これをやらなければ各部署に、ひいてはお客様にもご迷惑がかかってしまうでしょう。
しかしエリアＢの、仕事の流れの見直しさえできれば、次のクレームを未然に防ぐことができるし、データの入力作業を効率化したり、自動化したりできるかもしれません。
逆に言えば、エリアＢを解決しない限り常に『追われる仕事』しかできないというわけです。
そうなると精神的にもキツくなり、ストレスが溜まります。
どこかで発散しなくては。
するとどうでしょう。
せっかく空いた時間に、エリアＢではなく、エリアＤのパズドラをやってしまうのです。
この悪循環をどうにかするためには、どこかで一度、苦しくてもエリアＢに着手しなければならないのです。
ですがこれには相応の痛みを伴います。
周囲から随分と反感を買ってしまうこともあります。
しかし、やり遂げたあとに待っている成果が、その痛みを補って余りあるのなら、きっとみんなは納得してくれます。
買ってしまった反感も、知らぬ間に好感に交換されることでしょう。
ちなみに上の会話に出てきた上司ですが、私の味方です。
て言うかそもそも、この上司の意見を通すための会議でした。
敢えて対立グループ内に身を置くところから会議をスタートするために、私に敵役を依頼してきたのです。
ランチ１食で手を打ちました。
こういうの、大好き。
あ、そうだ。
家族内、特に夫婦間で発生する摩擦のうち、割と高い確率で「今それやる？今はこっちをやるべきでしょ？」という思いが原因になっているそうです。
なので仕事場だけでなく、この分類方法は家庭内でもすごく有効ですよ。
